Van egy állapot, amellyel meglepően sok vállalkozás él együtt hosszú ideig anélkül, hogy igazán nevet adna neki. Kívülről nézve nincs baj: a cég működik, az emberek dolgoznak, a megrendelések jönnek, a könyvelés nem jelez vészhelyzetet, és mégis ott van egy nehezen megfogható feszültség a tulajdonosban. Az az érzés, hogy mindez valahogy több energiát vesz el, mint amennyit visszaad, és hogy a növekedés nem hozza azt az eredményt, amit "papíron" hoznia kellene.

Ilyenkor hangzik el először – gyakran félmondatként – a kérdés: "nem értem, hová tűnik a pénz, amikor egyre többet dolgozunk, de ez a számokban nem látszik."
És a válasz szinte soha nem látványos.

A profit nem egyetlen rossz döntés miatt tűnik el. Nem eltűnik, hanem elszivárog. Apró réseken keresztül, csendben, következetesen. Mire észrevesszük, már nem az a kérdés, hol ment el, hanem az, hogy mióta folyik.

Amikor nincs kontrolling, és a pénz belülről ég 

Nagyon gyakran tapasztalom ügyfeleknél, hogy egy szervezetben "nincs kontrolling". Pontosabban: van könyvelés, vannak számok, néha még riportok is, de nincs valódi döntéstámogatás. Nincs olyan rendszer, amely megmutatná, mi történik valójában a szervezetben. És ilyenkor számomra mindig evidens a következő kérdés: ha pénzügyi kontrolling nincs, miért lenne humán kontrolling?

Azokban a cégekben, ahol magas a fluktuáció, a pénz nem kifelé folyik el, hanem belülről ég. Ez nem látványos tűz, nincsenek lángok, csak lassú izzás. Pont ezért nem veszik komolyan.

Vegyünk egyetlen új munkavállalót. Ha nincs HR-es – és a KKV-knál többnyire nincs –, akkor a hirdetést a vezető írja meg, az interjúztatást a vezető végzi, a kiválasztásra fordított idő pedig pontosan abból az időből megy el, amiért őt valójában fizetik. Már itt elindul a szivárgás, csak senki nem nevezi nevén.

Ezután jön a beléptetés, a papírozás, a betanítás. Az az időszak, amikor az, aki betanít, az első hónapban a munkaidejének legfeljebb negyven százalékát tudja a saját feladataira fordítani, a másodikban ötvenet, a harmadikban hatvanat. A bérét közben száz százalékban kifizeted. Ez nem megérzés, és nem feltételezés. Ez pénz, pénz, pénz. Ami a cégedből szivárog.

És még nem beszéltünk arról a három–hat hónapról, amíg az új kolléga valóban kérdezés nélkül működik. Ez egyetlen ember költsége. Most tedd mellé a fluktuációt, és tedd fel magadnak a kérdést: te valaha pénzzé tetted már, mennyibe kerül ez a cégednek?

Látod a számokat, de nem érted, mit mondanak 

A pénzügyi kontrolling hiánya egy másik klasszikus pont, ahol a profit észrevétlenül elfolyik. A számok megérkeznek, a bevételek látszanak, a költségek nagyjából ismertek, a projektek vagy termékek eredményéről van egy "érzés". Csakhogy nincs pontos önköltség-számítás, nincs tiszta kép arról, hogy mi termel valójában értéket, és mi az, ami csak elfoglaltnak látszik.

Ilyenkor a vezető azt gondolja, döntéseket hoz. Valójában azonban becslésekre reagál. Ezt küövetően pedig érzések és megérzések alapján dönt. És ez hosszú távon mindig pénzbe kerül, még akkor is, ha rövid távon nem fáj eléggé ahhoz, hogy megálljunk és ránézzünk.

Belegondoltál már abba, hogy milyen sok területe van a kontrollingnak? Te hányat alkalmazol egyébként?

A drága hit: "majd egy új szoftver rendet tesz" 

Gyakran látom azt is, hogy amikor a káosz már zavaróvá válik, a megoldást egy új szoftvertől várják. Egy ERP-től, egy új rendszer bevezetésétől, attól a hittől, hogy majd a technológia rendet tesz ott, ahol emberileg és szervezetileg nincs rend.

A valóság ezzel szemben az, hogy új szoftvert csak olyan szervezetben érdemes bevezetni, ahol már tiszták a felelősségi körök, le vannak írva a folyamatok, vannak szabályok, és – ami a legfontosabb – van válasz arra a kérdésre, hogy miért van erre szükség, és hogyan támogatja a tulajdonos és a cég vízióját.

Ha ez nincs meg, akkor az új rendszer nem megoldás lesz, hanem egy nagyon drága módja annak, hogy a régi, rosszul működő folyamatokat digitalizáljuk. Ilyenkor a pénz nem beruházásként távozik, hanem kandallóba kerül.

Amikor mindenki mindent csinál, és senki sem azt, amiben igazán jó 

Szinte minden KKV-ban találkozom olyan helyzettel, amikor egy-egy munkatárs egyszerre több szerepet visz: kontrolling excelben, HR "mellékesen",  marketing "mert jól ír". Csakhogy attól, hogy valaki jól fogalmaz, még nem biztos, hogy marketinges, és attól, hogy valaki precíz, még nem biztos, hogy kontroller.

Ezek a kompromisszumok nem azonnal, hanem hosszú távon égetik a pénzt. Sok esetben egy-egy funkció kiszervezése nemcsak szakmailag, hanem költségben is hatékonyabb lenne. De ehhez megint csak tiszta kép kellene arról, hogyan működik valójában a szervezet.

A közös gyökér: nincs kimondott irány 

A végén szinte mindig ugyanoda jutunk vissza: nincs stratégia, nincs közös irány. Vagy van stratégia, de csak a tulajdonos fejében él, és a munkatársak nem tudnak róla. Vagy vannak jó szakmai döntések, de ezek nincsenek összhangban egymással. Ilyenkor mindenki a saját területén jól dönt, mégis a rendszer egésze veszít.

Amikor a szervezet területei nem egy irányba húznak, a hatékonyság csökken, a profit pedig nem eltűnik, hanem egyszerűen elszivárog a réseken.

És amíg ez nem kerül a helyére, addig a működés önmagában nem jelent stabilitást, csak fennmaradást.

A fordulópont ott van, amikor a vezető már nem új eszközt keres, nem még több munkát vállal, hanem kimondja: rendre, összhangra és közös gondolkodásra van szükség. Onnantól a számok már nem csak jönnek, hanem mesélnek is. És a profit végre nem kifelé dolgozik, hanem a vállalkozást szolgálja.

A röntgen, amit a legtöbb cégvezető halogat 

Ha belegondolsz, mi, emberek mikor megyünk röntgenre, a válasz szinte mindig ugyanaz. Akkor, amikor fáj. Amikor valami nem úgy működik, ahogy kellene. Amikor gyanús, hogy nem csak egy zúzódásról van szó, hanem lehet, hogy ficam van, vagy már törés is. A röntgen nem gyógyít meg önmagában, csak láthatóvá teszi azt, amit addig legfeljebb sejtettünk.

A kérdés az, hogy a céged mikor volt utoljára "megröntgenezve".

Nem érzésből, nem beszámoló szinten, hanem úgy igazán.

Látod pontosan, hol folyik el a pénz a réseken, vagy csak annyit érzel, hogy "valahol biztos"?
Látod, mely folyamatok csúsztak ki a helyükről, hol van egy régi ficam, amit már megszoktál, és hol van egy törés, ami még nem fáj eléggé ahhoz, hogy megállj, de már lassítja az egész mozgást?

A legtöbb szervezet nem azért kerül bajba, mert nem dolgoznak benne eleget, hanem azért, mert túl sokáig halogatják a diagnózist. Mert a működés még éppen elviselhető, a fájdalom még nem elég erős, mert mindig van egy fontosabb határidő.

Csakhogy a szervezet – pont, mint az emberi test – nem felejt. Amit ma nem nézel meg, az holnap már nem kérdés lesz, hanem következmény.

A röntgen nem ellenség és nem ítélet. A röntgen az első őszinte pillanat, amikor végre nem találgatunk, hanem látunk.

És onnantól már nem az a kérdés, hogy dolgozik-e a céged, hanem az, hogy egészségesen működik-e, vagy csak megszokásból viszi tovább ugyanazokat a terheléseket, amelyek miatt a profit lassan, de biztosan elszivárog...